سنتعرف هنا على كيفية هيكلة برنامج Excel، حيث ستجد وظائف مهمة وذكية، وخصائص متنوعة يجب أن تعرفها. باختصار، سنوضح لك كيفية جعل البرنامج يعمل لصالحك، إذا جاز التعبير، لضمان تجربة مستخدم سلسة.
مقدمة عن واجهة برنامج Excel
للعمل بفعالية في أي برنامج، يجب أن تكون لديك فكرة عن الوظائف المتوفرة ومكان العثور عليها. يعد Excel برنامجًا متطورًا يحتوي على مئات أو حتى آلاف الوظائف. لكن بالطبع ليسوا جميعهم على التوالي؛ ومن خلال تعلم البنية، يمكنك العثور على المزيد من الوظائف عندما تحتاج إليها.
مثل Word، يستخدم Excel تخطيطًا حيث توجد العديد من الوظائف، إن لم يكن معظمها، في ما يسمى بالشريط: شريط الأدوات الموجود أعلى نافذة البرنامج، مقسم إلى علامات تبويب مثل الصفحة الرئيسية، وإدراج، والبيانات.
على عكس Word، لا يتعين عليك بالضرورة البحث في علامات التبويب هذه، وبالكاد قام العديد من المستخدمين بالبحث في علامات التبويب الأخرى غير Start (ابدأ) وInsert (إدراج). ومع ذلك، هناك الكثير مما يمكنك التقاطه إذا بدأت في استكشافها.
- بيت: التنسيق الأساسي والاختصارات للوظائف شائعة الاستخدام مثل الجمع التلقائي والتصفية.
- إدراج: عندما تريد مخططًا أو جدولاً أو صورة أو مربع نص.
- تخطيط الصفحة: فقط إذا كنت ستقوم بالطباعة.
- الصيغ: إحدى أهم ميزات Excel هي جميع الصيغ الرياضية المضمنة، وتساعدك علامة التبويب هذه في العثور على الصيغ بناءً على مجالات مثل التمويل والنص والرياضيات.
- بيانات: يستخدم بشكل أساسي للاتصال بمصادر البيانات الخارجية مثل قواعد البيانات، ولكنه يحتوي أيضًا على بعض الميزات المفيدة لأي شخص.
- مراجعة: هل سيعمل شخص آخر غيرك على مستند، أم ستستمر في استخدام نفس المستند لفترة طويلة؟ إذن فالتعليقات والتتبع مفيدة جدًا، ويمكنك العثور عليها هنا.
- منظر: بالإضافة إلى المعاينة للطباعة، يمكنك قفل الصف و/أو العمود الأول، وهو ما يمكن أن يكون مفيدًا جدًا في جدول كبير. توجد أيضًا إعدادات هنا لعرض جدول البيانات المفتوح في نوافذ متعددة حتى تتمكن من البحث في عدة أماكن في وقت واحد.
ومع ذلك، ما نعتقد أنك ستلاحظه عندما تصبح أكثر دراية ببرنامج Excel هو أنك نادرًا ما تحتاج إلى مغادرة علامة التبويب “الصفحة الرئيسية”. تحتوي جميع الوظائف الموجودة في علامات التبويب الأخرى تقريبًا إما على اختصارات لوحة المفاتيح أو عبارة عن صيغ يمكنك تعلمها.
هل تجد ترتيب الأوامر في القوائم غير عملي، أم أنك تفتقد بعض الميزات المفيدة؟ يحتوي Excel على خيارات رائعة لتحديد ما يجب تضمينه وبأي ترتيب.
انقر بزر الماوس الأيمن في مساحة فارغة في أي مكان على الشريط وحدد تخصيص الشريط، أو حدد ملف > خيارات وانقر على تخصيص الشريط.
على الجانب الأيمن من مربع الحوار، ستجد المحتوى الحالي وتخطيط الشريط. وهناك يمكنك إضافة علامات تبويب ومجموعات جديدة داخل علامات التبويب، ولكن يمكنك أيضًا إعادة ترتيب ما هو موجود بالفعل. على سبيل المثال، لنفترض أنك لا تستخدم الأنماط– وظائف في علامة التبويب الصفحة الرئيسية في كثير من الأحيان، ولكنك تستخدم التحرير وظائف مثل الجمع التلقائي والفرز والتصفية. ثم يمكنك ببساطة التقاط الأنماط وسحبها بحيث تكون الأخيرة في القائمة ضمن الصفحة الرئيسية. اضغط على “موافق” وسيقوم Excel بحفظ التغيير.
في القائمة الموجودة على اليسار ستجد عادة الأوامر الشعبية ولكن إذا كنت تتطلع إلى إضافة ميزات مفيدة غير موجودة، فيمكنك تحديدها الأوامر ليست في الشريط في القائمة المنسدلة تحت اختر الأوامر من.
جدول
يتم تنفيذ الجزء الأكبر من العمل في Excel في شبكة الخلايا الموجودة في الصفوف والأعمدة التي تشكل جدول البيانات نفسه. هذا هو المكان الذي يمكنك فيه إنشاء الجداول وملء الصيغ وإعادة ترتيب البيانات وفرزها وفهمها. قم بتكوين صداقات مع هذه الشبكة – فهي تجعل كل شيء أسهل.
تبدأ الشبكة من أعلى اليسار بالصف 1، العمود A. ليس عليك أن تبدأ من هناك، يمكنك وضع أرقام وأشياء أخرى في أي خلايا تريدها. يتم إنشاء المستندات الجديدة بورقة فارغة تسمى Sheet1 – يمكنك إضافة مستندات جديدة عن طريق الضغط على زر علامة الجمع الموجود في الجزء السفلي الأيسر من نافذة البرنامج. يمكن لكل ورقة التعامل مع 1,048,576 صفًا و16,384 عمودًا كحد أقصى. يمكن أن تحتوي كل خلية على 32.767 حرفًا و253 فاصل أسطر كحد أقصى. لديك دائمًا مساحة كبيرة، على أقل تقدير.
أينما كنت في الشبكة، يمكنك رؤية أرقام الصفوف والأعمدة، ولها العديد من الوظائف المهمة.
انقر بزر الماوس الأيمن على أحد أرقام الصفوف أو الأعمدة هذه. على سبيل المثال، في قائمة السياق التي تظهر، ستجد الوظائف إدراج و يمسح. يضيف إدراج صفًا أو عمودًا جديدًا أعلى أو على يسار ما نقرت عليه، وينقل كل المحتوى خطوة واحدة لأسفل أو إلى اليمين. يتم تغيير الصيغ التي تشير إلى خلية معينة تلقائيًا عند القيام بذلك، ولن تحتاج إلى الدخول وتغيير أي شيء بنفسك.
إذا قمت بنسخ أو قص خلية واحدة أو أكثر قبل النقر بزر الماوس الأيمن، فسيتم استبدال إدراج بـ لصق الخلايا المنسوخة/المقطوعة. اعتمادًا على كيفية النسخ، قد يؤدي هذا إلى نقل بعض الصفوف/الأعمدة فقط أو جميعها.
انقر على أحد الأرقام وسيتم تحديد هذا الصف أو العمود بأكمله. يمكنك استخدام هذا لنسخ كل المحتوى الموجود فيه، على سبيل المثال، أو لتغيير تنسيق المحتوى. الاستخدام النموذجي هو عندما تريد لصق الأرقام والنصوص والتواريخ في عمود ولا تريد أن يقوم Excel بتنسيقها بشكل مختلف ولكن كنص عادي فقط.
كيفية عمل تنسيقات الأرقام في Excel
يمكن أن تحتوي الخلية في Excel على أنواع مختلفة من البيانات، والتي بدورها يمكن تنسيقها بطرق مختلفة. يمكنك معرفة التنسيق الذي تحتويه الخلية عن طريق تحديده والبحث في ملف أعداد القسم في علامة التبويب الصفحة الرئيسية. من المهم أن نفهم الفرق بين شكل المحتوى وما هو عليه في الواقع.
خذ التواريخ، على سبيل المثال. عند إدخال تاريخ في خلية فارغة تحتوي على تنسيق الأرقام عام، يتعرف عليه Excel ويقوم تلقائيًا بتغيير تنسيق الأرقام إلى تاريخ. حدد الخلية وانقر على القائمة المنسدلة حيث يظهر الآن التاريخ. يمكنك أن ترى هنا أنه إذا قمت بالتبديل إلى نص التنسيق، سيتم عرض المحتوى كرقم. 25 مارس 2020، على سبيل المثال، يصبح 43915.
وذلك لأن التواريخ يتم تخزينها داخليًا كأرقام حيث يعني “1” 1 يناير 1900. لا يمكنك استخدام تواريخ أقدم من ذلك في برنامج Excel، لذلك سيتعين على علماء الأنساب وغيرهم التغلب على ذلك، على سبيل المثال، باستخدام تنسيق النص بدلاً من تنسيق التاريخ . لا يزال بإمكانك الفرز بترتيب التاريخ طالما أنك تتبع معيار ISO الخاص بالسنة والشهر واليوم، ولكن لا يمكنك استخدام مثل هذه الخلايا في الحسابات، على سبيل المثال، عدد الأيام بين تاريخين. يمكن أيضًا التغلب على مثل هذه المشكلات، ولكنها متقدمة جدًا بالنسبة لهذا الدليل.
الصيغ
يمكنك بالطبع استخدام Excel فقط لإدخال النصوص والتواريخ والأرقام يدويًا في الجداول. لكن فائدة البرنامج تأتي من كتابة الصيغ التي تسترجع البيانات من الخلايا الأخرى، وتقوم بإجراء العمليات الحسابية بمختلف أنواعها، وتضع النتائج في خليتها.
طالما أنك لا تقوم بإنشاء مراجع دائرة (حيث تعتمد محتويات خلية واحدة على محتويات الخلية التي تعتمد محتوياتها على محتويات الخلية الأولى)، فيمكنك الحصول على صيغ تشير إلى صيغ تشير إلى صيغ – وهكذا . قم بإجراء تغيير في بداية السلسلة وستتغير النتائج حتى الخطوة الأخيرة.
تبدأ الصيغة دائمًا بعلامة المساواة. وبعد ذلك، لا تكتب صيغًا رياضية وفقًا لصيغة Excel الخاصة. إنها تشبه الرياضيات العادية، لكنها لا تزال خاصة بها.
=PMT(B6/12;B8*12;B4)
=OM(H8>250000; (H8-250000)*0,05; 0)+OM(H8>175000;OM(H8>
تتم كتابة المراجع إلى الخلايا بحرف العمود متبوعًا برقم الصف، على سبيل المثال B6 أو H8. الشيء المهم الذي يجب تعلمه هو الفرق بين المرجع النسبي والمرجع المطلق.
لنفترض أنك تقوم ببناء جدول بالأسعار والكميات والتكاليف: على سبيل المثال، خيار – 1 دولار/قطعة – 3 قطع – 3 دولارات. يمكنك ملء الأعمدة الثلاثة الأولى يدويًا، ولكن العمود الأخير مناسب للصيغة. إذا كان الخيار في A2، و1 دولار في B2، و3 في C2، فيمكنك ملء الصيغة التالية في D2: =B2*C2.
إذا قمت بعد ذلك بملء A3: Tomatoes، B3: $2/pound، C3: 2.5 جنيه، فيمكنك نسخ D2 ولصقه في D3 وسيقوم Excel تلقائيًا بملء الصيغة الصحيحة: =B3*C3. وهذا ما يسمى مرجع نسبي.
ومن خلال وضع علامات الدولار على جانبي حرف العمود (على سبيل المثال $B$2)، يصبح المرجع مطلقًا. وهذا يعني أنه إذا قمت بنسخ الصيغة ولصقها في خلية أخرى، فسيظل هذا المرجع متعلقًا بنفس الخلية بالضبط. على سبيل المثال، يمكن أن تكون هذه خلية تقوم بإدخال سعر الفائدة لاستخدامه في العديد من الأماكن في الجدول. يمكنك مزج المراجع النسبية والمطلقة في الصيغة.
يمكننا التعمق قليلاً في كيفية استخدام الرياضيات المتقدمة في برنامج Excel، على سبيل المثال، الحساب باستخدام الجذور والأسس، وهي أمور شائعة في الاقتصاد. مثال بسيط: احسب معدل الفائدة اليومي إذا كان معدل الفائدة السنوي 2.5 بالمائة باستخدام الصيغة =(1+A1)^(1/365)-1 (في A1 قمت بملء 2.5% أو 0.025).
كيفية استخدام البيانات من Excel في مستندات Word
يتمتع برنامج Excel بوظائفه الخاصة للتخطيط البسيط، ولكن إذا كنت تكتب تقريرًا أو ما شابه وترغب في استخدام البيانات من جداول Excel الكبيرة، فمن السهل ربط برنامجي Office.
إذا كانت لديك بيانات بسيطة جدًا أو كنت تفضل ببساطة تنسيق الجداول في Excel، فيمكنك تحديد ما تريد ولصقه ببساطة في Word. ومع ذلك، هذا يعني أنه سيتعين عليك إجراء أي تغييرات يدويًا في Word. إذا كنت تريد أن تكون قادرًا على الحصول على أرقام ومخططات محدثة، فمن العملي أكثر أن تقوم بالربط أو التضمين.
- ابدأ بتحديد ما تريد لصقه في Excel.
- افتح مستند Word ثم ضع المؤشر في المكان الصحيح.
- حدد لصق > لصق خاص.
- حدد كـ: كائن جدول بيانات Microsoft Excel.
- حدد إما معجون أو لصق الرابط على اليسار.
الأول يعني أنه يتم إدراج نسخة من المحتوى مباشرة في Word ويمكنك تحريرها هناك. ويعني هذا الأخير أنك تقوم بإنشاء رابط لهذا الجزء من ورقة Excel ولإجراء تغييرات عليك القيام بذلك في Excel.
يمكن أن يكون المحتوى المرتبط مفيدًا جدًا إذا كان لديك جدول بيانات كبير ومعقد في Excel وتريد لصق نتيجة جميع العمليات الحسابية فقط، إما جدول أو مخطط. وبعد ذلك يمكنك الدخول وإضافة البيانات أو حذفها أو تغييرها في Excel والحصول على نتائج محدثة في Word.
تعلم اختصارات لوحة المفاتيح
برنامج Excel مليء باختصارات لوحة المفاتيح، وإذا شاهدت أحد المستخدمين المخضرمين وهو يعمل، فمن المحتمل أن تجد أنهم نادرًا ما يصلون إلى الماوس. يمكنك فعل أي شيء تقريبًا يخطر ببالك باستخدام لوحة المفاتيح وحدها، وغالبًا ما يكون ذلك أسرع من البحث في القوائم باستخدام الماوس.
ليس لدينا مساحة لتصفح جميع اختصارات لوحة المفاتيح المفيدة، ولكن إليك مجموعة صغيرة من الأوامر الأكثر فائدة والفريدة من نوعها في Excel (النسخ واللصق وتحديد الكل وما يشبه ذلك الذي ربما تعرفه بالفعل):
- فاتورة غير مدفوعة – عند البدء في ملء صيغة، يعرض Excel قائمة بالاقتراحات. استخدم مفتاح السهم لتحديد الصيغة الصحيحة ثم اضغط على Tab لتعبئتها. على سبيل المثال، يمكنك كتابة اسم صيغة طويل مثل NET WORKING DAYS بشكل أسرع.
- F4 – للتبديل بين المراجع النسبية والمطلقة لمرجع الخلية الذي يوجد المؤشر فيه، لذلك لا يتعين عليك كتابة علامات الدولار. الترتيب نسبي -> الصف والعمود المطلق -> الصف المطلق -> العمود المطلق.
- F2 – تحرير الخلية المحددة.
- بديل العودة – إدراج فاصل الصفوف في الخلية.
- السيطرة-د – حدد أولاً عددًا من الخلايا في عمود واحد أو أكثر. يقوم Ctrl-D بعد ذلك بنسخ محتويات الخلية العلوية لكل عمود محدد إلى الخلايا المحددة الموجودة أسفله.
- Ctrl-Home متبوعًا بـ Shift-Ctrl-End – حدد المنطقة المستخدمة بالكامل من الورقة المفتوحة.
- مفتاح Ctrl-السهم – انتقل إلى الخلية الأخيرة التي تحتوي على محتوى قبل الخلية الفارغة، في الاتجاه الذي يشير إليه السهم.
- Shift-Ctrl-مفتاح السهم – حدد جميع الخلايا التي تحتوي على محتوى بدءًا من الخلية التي حددتها الآن، في اتجاه السهم.
- السيطرة-H – فتح البحث والاستبدال حيث يمكنك بسرعة استبدال الفواصل غير الصحيحة، على سبيل المثال، بفواصل وما شابه. حدد عددًا من الخلايا أو الصفوف أو الأعمدة مسبقًا لقصر الوظيفة عليها.
هناك المئات من الآخرين. عندما تقوم بالتمرير فوق إحدى الوظائف في القوائم، يمكنك رؤية اختصار لوحة المفاتيح الخاص بهذه الوظيفة، ويمكنك أيضًا الاطلاع على قائمة Microsoft هنا.
تمت ترجمة هذه المقالة من الألمانية إلى الإنجليزية وظهرت في الأصل على موقع pcforalla.se.
ظهر هذا المقال في الأصل على منشورنا الشقيق PC för Alla وتمت ترجمته وتعريبه من اللغة السويدية.