بدء استخدام Microsoft 365: كل ما تحتاج إلى معرفته

لسنوات عديدة، باعت مايكروسوفت برامجها الإنتاجية Word وExcel وPowerPoint وما إلى ذلك في حزمة تسمى Microsoft Office. في عام 2013، أدركت الشركة الاتجاه الذي تتجه إليه صناعة البرمجيات وبدأت في التحول إلى نموذج قائم على الاشتراك.

استمر تسمية مجموعة التطبيقات ومجموعة متنامية من الخدمات باسم Office 365 حتى عام 2020، عندما تم منحها اسمها الحالي، Microsoft 365. وترغب الشركة في أن ترى أن جميع مستخدمي Windows لديهم اشتراك، وتبذل قصارى جهدها لإغراء لهم مع الإعلانات في ويندوز. يبدو هذا غير ضروري، حيث تعد الخدمة واحدة من أكثر الاشتراكات بأسعار معقولة في السوق الاستهلاكية. في هذه المقالة، سأشرح سبب حدوث ذلك، وما هو مدرج فيه، والاشتراك الذي يجب عليك اختياره.

قراءة متعمقة: Outlook: كيفية إعداد فترات راحة بين اجتماعاتك

كل ما هو مدرج في Microsoft 365

من كونه مجرد برامج Office الأساسية الثلاثة وبعض الوظائف المساعدة، تطور Microsoft 365 ليتكون من حوالي 10 برامج وعدد من الخدمات. بعضها متاح أيضًا كإصدارات مجانية دون اختلاف كبير، ولكن معظمها أقوى بشكل ملحوظ في الإصدار المدفوع. فيما يلي البرامج والخدمات المضمنة فقط مع الاشتراك.

كلمة
يحتوي برنامج معالجة النصوص المتقدم من Microsoft على مئات الميزات ويمكنه القيام بمعظم الأشياء باستخدام النص، باستثناء إمكانية جعله يبدو جيدًا في الطباعة.

اكسل
سيظل عالم التمويل قائمًا بدون برامج جداول البيانات من Microsoft. هناك بدائل، ولكن إصدار Windows من Excel هو الأكثر قدرة على التعامل مع كميات هائلة من الأرقام.

عرض تقديمي
قد لا تكون العروض التقديمية مهمة للمستخدمين المنزليين، أو شائعة في الشركات كما كانت من قبل، ولكن لا يزال لديهم مكان وأداة لإنشائها: PowerPoint.

OneDrive بمساحة 1 تيرابايت
يمكن استخدام خدمة التخزين السحابي OneDrive من Microsoft إما مثل Dropbox لمزامنة البيانات بين الأجهزة المختلفة والسحابة، أو كتخزين سحابي كامل للملفات التي لا تريد إلغاء تحميلها من جهاز الكمبيوتر الخاص بك. مع الاشتراك، يحصل كل حساب على مساحة قدرها 1 تيرابايت.

الآفاق
هل سئمت من بريد الويب وتفضل برنامج بريد إلكتروني حقيقي؟ يعد Microsoft Outlook واحدًا من أفضل البرامج، حتى بالنسبة للمستخدمين المنزليين. ومن المربك أن المشتركين لديهم أيضًا مساحة تخزين متزايدة على خدمة البريد الإلكتروني المنفصلة Outlook.com – 50 جيجابايت بدلاً من 15 جيجابايت.

ملاحظة واحدة
إذا لم تجرب OneNote من قبل، فقد يكون من الصعب فهم الغرض منه، ولكنه يستخدم على نطاق واسع في المدارس وأماكن أخرى. البرنامج عبارة عن نوع من لوحة الإعلانات الرقمية حيث يمكنك جمع النصوص والصور وأشياء أخرى.

كليبشامب
ما يعادل Microsoft برنامج iMovie من Apple – وهو برنامج بسيط لتحرير الفيديو يتيح لك القيام بالمزيد مع جميع مقاطع الفيديو التي تسجلها بهاتفك المحمول. على سبيل المثال، يمكنك تحرير فيلم عطلة.

الناشر
يعد برنامج النشر المكتبي هذا وسيلة أفضل من Word لإنتاج المواد المطبوعة مثل الملصقات والمنشورات والمزيد، على الرغم من أنه ليس في نفس مستوى Adobe Indesign أو Quarkxpress. متاح فقط كبرنامج ويندوز.

وصول
قواعد بيانات. قد تعتقد أن هذا مخصص للشركات فقط، ولكن في الواقع يمكن لبرنامج قاعدة بيانات مثل Access أن يكون بمثابة طريقة سهلة نسبيًا لإنشاء تطبيقاتك الخاصة. مثل Publisher، يتوفر Access فقط كبرنامج Windows قديم الطراز.

محرر مايكروسوفت
أداة جديدة تعتمد على الذكاء الاصطناعي مضمنة في Word وOutlook ومتاحة كملحق Chromium. يساعدك المحرر على الكتابة بشكل أفضل من خلال اقتراح تحسينات اللغة والتصحيحات الإملائية والنحوية.

نماذج مايكروسوفت
يساعدك على إنشاء وتوزيع الاستطلاعات. مفيد جدًا للبعض، وغير مثير للاهتمام تمامًا بالنسبة للآخرين.

سكايب
لم يعد Skype شائعًا اليوم تقريبًا كما كان قبل 10 إلى 15 عامًا، ولكن من الصعب التغلب عليه في مجال واحد: المكالمات الهاتفية الدولية. يتضمن اشتراك Microsoft 365 60 دقيقة من المكالمات إلى العديد من البلدان كل شهر.

فرد أو عائلة

يتوفر Microsoft 365 للمستهلكين في نسختين: الشخصية والعائلية. التكاليف الشخصية 69.99 دولارًا سنويًا أو 6.99 دولارًا أمريكيًا في الشهر، وتكاليف العائلة 99.99 دولارًا سنويًا أو 9.99 دولارًا أمريكيًا في الشهر. الدفع سنويًا يعطي خصمًا بنسبة 16.7 بالمائة. ولكن انظر أدناه للحصول على نصيحة حول كيفية خفض السعر بشكل أكبر.

الفرق بين الاشتراكين هو أن Family يتضمن ما يصل إلى ستة حسابات منفصلة، ​​يحصل كل منها على 1 تيرابايت من مساحة OneDrive و60 دقيقة من Skype. يمكن لكل حساب أيضًا تنشيط برامج Office على ما يصل إلى خمسة أجهزة. بمعنى آخر تحصل على ستة حسابات بسعر 1.43 حساب.

بالنسبة لأولئك الذين ليس لديهم عائلة لمشاركة الاشتراك معهم، قد يبدو من الطبيعي اختيار “شخصي”، لكن الأمر ليس بهذه البساطة. إن زيادة مساحة السحابة بمقدار 5 تيرابايت مقابل 30 دولارًا إضافيًا سنويًا ليس أمرًا يستحق العناء، على الرغم من أنها تتطلب المزيد من العبث للاستفادة منها مقارنة بخدمة التخزين السحابية التي توفر كل المساحة في حساب واحد.

قراءة متعمقة: كيفية الحصول على مايكروسوفت أوفيس 365 بسعر رخيص

يمكنني تقديم مثال شخصي يوضح فائدة اختيار العائلة حتى بالنسبة لمستخدم واحد. أستخدم اثنين من حسابات العائلة الستة الخاصة بي فقط لعمل نسخة احتياطية لجهاز الكمبيوتر الخاص بي؛ حساب واحد لكل منهما لمحركات أقراص SSD سعة 1 تيرابايت. أستخدم برنامج Arq Backup، الذي يُباع كترخيص لمرة واحدة، والتكلفة السنوية أقل بكثير من تكلفة Backblaze، على سبيل المثال. لن ينجح هذا الأمر مع الجميع، ولكنه بالتأكيد يستحق الاهتمام.

هناك خيار آخر وهو الحصول على اشتراك عائلي مع بعض الأصدقاء أو الأقارب الذين لا تعيش معهم ومشاركة التكلفة. كل حساب هو حساب منفصل خاص به، ولا يستطيع “المسؤول” – الشخص الذي يدفع مقابل الاشتراك ويدعو الآخرين – الوصول إلى بيانات أي أعضاء آخرين. لذلك لا داعي للقلق بشأن التجسس على أي شخص.

شراء رموز التفعيل المخفضة

عند الاشتراك في Microsoft 365، ستقوم الشركة بتنشيط التجديدات التلقائية التي ستخصم السعر العادي كل شهر أو سنة. ولكن هناك طريقة أخرى لتجديد اشتراكك — باستخدام رموز التفعيل التي تشتريها من المتاجر الأخرى.

غالبًا ما يتم بيع رموز التنشيط بسعر مخفض، خاصة في فترة الجمعة السوداء ولكن أيضًا خلال بقية العام. يمكنك التنشيط لمدة تصل إلى خمس سنوات، لذا إذا وجدت سعرًا جيدًا حقًا، فيمكنك الحصول على عدة رموز في وقت واحد، طالما أنك تعلم أنك ستحتاج إلى برامج Office لفترة طويلة.

الاشتراكات التجارية

تمتلك الشركات والمؤسسات الأخرى مجموعة مختلفة من اشتراكات Microsoft 365 للاختيار من بينها:

• Business Basic – 6 دولارات شهريًا لكل مستخدم، وإصدارات الويب والهواتف المحمولة لتطبيقات Office فقط (لا تشمل تطبيقات Windows أو Mac).
• Business Standard – 12.50 دولارًا أمريكيًا شهريًا لكل مستخدم، مثل Basic ولكن مع برامج سطح المكتب.
• Business Premium – 22.00 دولارًا أمريكيًا شهريًا لكل مستخدم، مثل ميزات الأمان القياسية بالإضافة إلى ميزات الأمان المتقدمة.
• تطبيقات الأعمال – 8.25 دولارًا أمريكيًا شهريًا لكل مستخدم، فقط تطبيقات سطح المكتب لنظامي التشغيل Windows وMac بالإضافة إلى سعة تخزينية تبلغ 1 تيرابايت في OneDrive.

بالإضافة إلى البرامج والخدمات المذكورة أعلاه، يتم أيضًا تضمين عدد من الميزات الموجهة للأعمال والتي لا تتوفر في الاشتراكات الشخصية. وهي بشكل أساسي SharePoint وExchange (البريد الإلكتروني) مع دعم المجال الخاص بك، وإصدار الويب من أداة التصور القوية Visio، والإصدار “الحقيقي” من Teams.

هذه الأسعار لا تشمل ضريبة القيمة المضافة لأنها تستهدف الشركات. من الناحية العملية، لا يوجد ما يمنع العاملين لحسابهم الخاص من شراء اشتراك خاص واستخدامه في العمل، لأولئك الذين لا يحتاجون إلى نطاق خاص بهم للبريد الإلكتروني أو لديهم خلاف ذلك، ولا يحتاجون إلى أي من الميزات الفريدة الأخرى .

الترخيص المستقل – عادةً ما يكون خيارًا سيئًا

بالنسبة لأولئك الذين يرفضون دفع الاشتراكات، لا تزال Microsoft تبيع حزمة Office المستقلة بترخيص، والتي تسمى Microsoft Office Home & Student. يكلف 149.99 دولارًا وآخر تحديث جاء في عام 2021 لذا فإن البرامج ليست أحدث الإصدارات. ومع ذلك، أعلنت مايكروسوفت أنها تخطط لإصدار نسخة جديدة في نهاية عام 2024.

ما يتم تضمينه هو Word وExcel وPowerPoint – ولا توجد برامج أخرى ولا أي خدمات. بالنسبة لمعظم الأشخاص، يعد هذا شراءًا أسوأ من الاشتراك، حيث لا يتم تحديث البرامج بميزات ووظائف جديدة مثل OneDrive. ولكن هناك حالات حيث لا يزال الأمر أفضل، على سبيل المثال بالنسبة لجهاز كمبيوتر لن يكون لديه إمكانية الوصول إلى الإنترنت وحيث تريد أن تكون قادرًا على استخدام البرامج الأساسية دون قيود إلى أجل غير مسمى.

الدعم الموسع

سيتعين على المستخدمين المجانيين الاكتفاء بمستندات الدعم ومنتديات دعم Microsoft، ولكن سيتمكن مشتركو Microsoft 365 من الوصول إلى الدعم المأهول عبر الدردشة أو الهاتف. يمكن أن يحدث ذلك فرقًا كبيرًا إذا حدث خطأ ما.

لا ينطبق هذا الدعم الموسع على مكونات Microsoft 365 فحسب، بل ينطبق أيضًا على نظامي التشغيل Windows 10 و11، بحيث يمكنك الحصول على المساعدة من أحد الأشخاص في حالة فشل تحديثات Windows، أو إذا كنت قلقًا من احتمال تعرضك لبرامج ضارة أو أي شيء آخر. آخر.

العملاء الذين يشترون ترخيصًا مستقلاً لبرامج Office يحصلون أيضًا على الدعم عبر الدردشة ولكن ليس عبر الهاتف.

بخيل؟ ما هو مدرج في الحسابات المجانية

تتوفر أيضًا بعض الميزات المضمنة في Microsoft 365 مجانًا لأي شخص يحصل على حساب Microsoft. إليك ما تم تضمينه حتى إذا كنت لا تريد الدفع أو لا تستطيع تحمله.

تطبيقات الويب والجوال لـ Word وExcel وPowerPoint
يحتوي على جميع الميزات الأساسية للبرامج الثلاثة الرئيسية في مجموعة Office القديمة، ولكن فقط عبر متصفح الويب.

ون درايف بسعة 5 جيجابايت
لا تتمتع الحسابات المجانية بمساحة كبيرة للتنقل، ولكن تم تضمين برنامج Windows لمزامنة الملفات والمجلدات وهو يعمل بشكل رائع لأولئك، على سبيل المثال، لديهم مجلد من الملفات المهمة التي يريدون الوصول إليها على جميع الأجهزة.

Outlook على الويب والهواتف المحمولة
لم تجعل Microsoft من السهل فهم مجموعة الإصدارات المختلفة من Outlook، ولكن بالنسبة للمستخدمين المجانيين، هناك إصداران منفصلان تمامًا من Outlook. إن عميل بريد الويب وخدمة البريد الإلكتروني Outlook.com مجاني ويمنحك عنوان @outlook.com بمساحة 15 جيجابايت، كما أن تطبيق Outlook للجوال لنظامي التشغيل Android وiOS مجاني ويعمل مع معظم خدمات البريد الإلكتروني مثل Gmail وApple iCloud و وياهو ميل.

سكايب والفرق
لا يتعين عليك دفع أي شيء لاستخدام Skype أو Teams للأفراد، على الرغم من أن Skype يقدم مكافأة للمشتركين.

الخيارات – مجموعة مكتبية كاملة أو برامج وخدمات فردية

لا تحب الاشتراكات، أو هل سئمت برامج Microsoft؟ هناك الكثير من البدائل، سواء البرامج المجانية أو المدفوعة. ما هو مناسب لك يعتمد كثيرًا على ما تبحث عنه بالفعل. هناك الكثير من الأشياء المضمنة في Microsoft 365 بحيث لا يمكنك استبدالها جميع الحزمة مع خيار واحد من مطور آخر.

إذا كنت تبحث بشكل أساسي عن شيء يحل محل Word وExcel وPowerPoint، فإن أفضل الخيارات هي المجانية ومفتوحة المصدر، مثل Libreoffice وFreeoffice.

بالنسبة لـ OneDrive، هناك العديد من الخيارات، بدءًا من Google Drive وApple iCloud وحتى المشغلات الأصغر مثل Shadow Drive وpCloud. يمكنك أيضًا إنشاء خدمة التخزين السحابي الخاصة بك والتي تعمل على مزامنة المجلدات بين الأجهزة المختلفة باستخدام أدوات مثل Syncthing وSeafile.

قراءة متعمقة: أفضل خدمات النسخ الاحتياطي السحابية

أفضل ما يمكنك فعله هو البحث عن بدائل للبرنامج المعين الذي تريد استبداله، والتفكير فيما تحتاجه من أجله. إذا كنت تستخدم Word لكتابة الكتب، فلديك خيارات مختلفة تمامًا عما إذا كنت تستخدمه لكتابة رسائل البريد الإلكتروني وتحتاج إلى ميزات مثل دمج المراسلات.