يستخدم العديد من الأشخاص Microsoft Teams بانتظام للتواصل مع زملائهم داخل المكتب وعن بُعد. تعتبر واحدة من أكثر الطرق فعالية لضمان قدرتك على البقاء على اتصال مع الأشخاص في فريقك، ولكن ماذا لو كنت بحاجة إلى السماح للأشخاص بمعرفة أنك لست متاحًا بسهولة؟ لدى Microsoft Teams طريقة تتيح لك إعداد حالة “خارج المكتب” لملف التعريف الخاص بك للسماح للموظفين بمعرفة متى ستغادر لفترة ما بعد الظهر، أو لعدة أيام في إجازة، أو لفترة ممتدة.
أين يمكنني الانتقال لإعداد حالة “خارج المكتب” الخاصة بي لـ Teams؟
من المهم ملاحظة أنه تتم مزامنة تقويمات Microsoft Teams وOutlook. يتضمن ذلك حالة “خارج المكتب” والردود التلقائية. لذا، فإن كل ما تقوم بإعداده في Microsoft Teams سوف ينعكس في Outlook. وبالمثل، يمكنك إعداد حالة “خارج المكتب” في Outlook، وسوف تنعكس في Teams؛ ومع ذلك، يحتوي الأول على تعليمات أكثر وضوحًا.
أولاً، يمكنك النقر فوق أيقونة ملف التعريف الخاص بك في Teams والانتقال مباشرة إلى جدولة خارج المكتب، كاختصار. سينقلك هذا إلى منطقة الإعدادات حيث يمكنك المتابعة. يمكنك أيضًا النقر على أيقونة النقاط الثلاث الموجودة بجوار أيقونة ملفك الشخصي، ثم الانتقال إلى الإعدادات > عام، ثم قم بالتمرير لأسفل إلى أسفل الصفحة. هناك، ستجد إعدادات خارج المكتب، ثم انقر فوق جدول.
قم بتشغيل الردود التلقائية وأدخل رسالة توضح بالتفصيل المدة الزمنية التي لن تكون فيها متاحًا في مربع النص الموجود أسفل ذلك. لاحظ أن هذه الحالة مخصصة لجهات اتصال المؤسسة الداخلية فقط. إذا ضغطت على “حفظ” في هذه المرحلة، فلن يكون هناك وقت وتاريخ متاحان لتعيينهما، لذا سيتعين عليك إيقاف تشغيل الردود التلقائية يدويًا عند عودتك.
إذا كنت بحاجة إلى تشغيل الردود التلقائية خارج مكان عملك، فانقر فوق إرسال ردود خارج مؤسستي وأدخل رسالة مماثلة في مربع النص الموجود أسفل ذلك. ثم اضغط إرسال الردود خلال فترة زمنية وقم بتعيين التواريخ التي ستغيب فيها عندما تتم إعادة الرد التلقائي الخاص بك.
انقر يحفظ، وستتم مزامنة هذا مع كل من Teams وOutlook.
كيفية تعيين تذكير “خارج المكتب” على Teams
بمجرد قيامك بتعيين حالة “خارج المكتب” في Microsoft Teams، يمكنك تعيين رسالة ستظهر في دردشاتك، لتنبيه زملائك بأنك غير متاح دون أن يضطروا إلى إرسال بريد إلكتروني إليك. كما ذكرنا من قبل، يمكنك النقر فوق أيقونة ملف التعريف الخاص بك للوصول إلى خيار الجدول الزمني وخارج المكتب. ومع ذلك، يوجد أيضًا خيار “تعيين رسالة الحالة” في هذه المنطقة، حيث يمكنك تعيين رسالة لزملائك تفيد بأنك لن تكون متاحًا لفترة زمنية محددة.
سيؤدي النقر على أيقونة ملف التعريف الخاص بك إلى فتح قائمة منسدلة، ثم تقوم بالنقر فوق تعيين رسالة الحالة واكتب رسالتك. إذا حاول شخص ما إرسال رسالة إليك، فستظهر الحالة في الدردشة. ضع في اعتبارك أن هذه ليست حالة “خارج المكتب” ولا تتم مزامنتها مع Outlook.